Charte du bénévolat

Tout bénévole accueilli et intégré dans l’Association se voit remettre la présente Charte. Elle définit le cadre des relations et des règles du jeu qui doivent s’instituer entre les Responsables de l’association, les salariés permanents et les bénévoles.

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1. Rappel des missions et finalités de l’association.

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Art’dennes Culture à pour mission le développement et la promotion de la culture sous toutes ses formes dans la région Grand-Est et principalement dans les Ardennes en contribuant à l’intérêt général, à la diffusion de la culture et à la cohésion sociale.

 

Le projet associatif, portant le nom « Les Plaines Sonores », consiste à créer un événement immersif qui fusionne musique, culture et nature dans un cadre exceptionnel au cœur des Ardennes. Son objectif est de proposer une expérience immersive, où l’art et la fête coexistent avec un engagement écologique fort et une mise en valeur du territoire. 

 

Art’dennes Culture remplit cette mission :

 

• de façon transparente à l’égard de ses adhérents, de ses bénéficiaires, de ses financeurs, de ses salariés permanents et de ses bénévoles,

• dans le respect des règles démocratiques de la loi de loi de 1901,

• en l’accompagnant de démarches d’évaluation de son utilité sociale.

 

2. La place des bénévoles dans le Projet Associatif

 

Dans le cadre du Projet Associatif le rôle et les missions des bénévoles sont plus particulièrement les suivantes :

• Accueil et orientation des festivaliers (gestion de la billetterie, accueillir les festivaliers)

• Gestion du camping (aider à l’installation, organisation des emplacements, veiller à la propreté) 

• Aide à la logistique (installation et démontages des installations, gestion des espaces et flux de public, gestion des déchets et des espaces sanitaires…)

• Assistance technique (sonorisation, éclairage, gestion des espaces)

• Gestion des bars (distribution, encaissement, nettoyage)

• Soutien aux artistes et intervenants (assurer l’accueil, gérer les loges, répondre à leurs besoins)

• Assurer la communication du festival (création d’affiche, de logo, gérer la promotion sur les outils de diffusion de l’information, capturer des moments clés du festival,…) 

3. Les droits des bénévoles

 

Art’dennes Culture s’engage à l’égard de ses bénévoles :

 

• en matière d’information :

  • à les informer sur les finalités du déroulement du festival, le fonctionnement et la répartition des principales responsabilités,

  • à informer les bénévoles de toute évolution importante concernant le programme, les horaires, les changements de planning ou les consignes de sécurité, par mail ou via les canaux de communication dédiés.

  • à faciliter les rencontres souhaitables avec les responsables bénévole. Chaque bénévole aura un interlocuteur référent à qui il pourra poser toutes ses questions et qui pourra lui fournir des précisions concernant ses tâches et sa fonction.

 

• en matière d’accueil et d’intégration :

  • à les accueillir et à les considérer comme des collaborateurs à part entière, et à considérer chaque bénévole comme indispensable, Avant le début de l'événement, tous les bénévoles participeront à une réunion d’intégration afin de mieux comprendre le festival, ses valeurs, ses attentes, et ses règles de sécurité. Cette session permettra également aux bénévoles de se rencontrer et de créer des liens au sein de l’équipe.

  • à leur confier, bien sûr en fonction de ses besoins propres, des activités en regard avec leurs compétences, leurs motivations et leur disponibilité,

  • à définir les missions, responsabilités et activités de chaque bénévole,

  • à situer le cadre de la relation entre chaque bénévole et l’Association dans « une convention d’engagement »,

 

• en matière de gestion et de développement de compétences:

  • à assurer leur intégration et leur formation par tous les moyens nécessaires et adaptés à la taille du festival : formation formelle, tutorat, compagnonnage, constitution d’équipes…,

  • à assurer le développement des compétences des bénévoles en leur offrant des missions variées qui leur permettront d'acquérir de nouvelles compétences dans l’événementiel, la gestion de public, la logistique, la communication, et plus encore.

  • si souhaité, à la fin du festival, chaque bénévole peut demander un certificat de bénévolat détaillant ses missions et ses responsabilités, afin de valoriser son expérience sur son CV ou dans ses démarches professionnelles.

 

• en matière de couverture assurantielle :

  • à leur garantir la couverture et le bénéfice d’une assurance responsabilité civile dans le cadre des activités confiées.

 

Art’dennes Culture conserve le droit d’interrompre l’activité et la mission d’un bénévole, mais, dans toute la mesure du possible, en respectant des délais de prévenance raisonnables.

 

4. Les obligations des bénévoles

 

L’activité bénévole est librement choisie ; il ne peut donc exister de liens de subordination, au sens du droit du travail, entre Art’dennes Culture et ses bénévoles, mais ceci n’exclut pas le respect de règles et de consignes.

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Ainsi, le bénévole s’engage à :

• à adhérer à la finalité et à l’éthique du festival, 

• à se conformer à ses objectifs,

• à respecter son organisation, son fonctionnement et son protocole interne en matière de gestion des flux, de sécurité, d'accueil, et de gestion des incidents,

• à assurer de façon efficace sa mission et son activité, sur la base des horaires et disponibilités choisis conjointement, 

• à exercer son activité dans le respect envers tous les participants, les autres bénévoles, les artistes et les organisateurs du festival. Sans oublier dans le respect des espaces et équipements,

• à signaler des absences ou impossibilités de participer,

• à signaler toutes situation préoccupante (problème de sécurité, difficulté logistique) à un responsable référent ou autres bénévoles,

• à collaborer avec les autres acteurs du festival : responsable référent, artistes et autres bénévoles,

• à ne pas consommer d’alcool ou de drogue pendant leurs horaires de bénévolat, qu'ils soient en activité ou en pause. Cette règle vise à garantir la sécurité et l’efficacité des bénévoles, ainsi que le bon déroulement du festival.

 

Les bénévoles peuvent interrompre à tout moment leur collaboration, mais s’engagent, dans toute la mesure du possible, à respecter un délai de prévenance raisonnable.

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5. Participation financière

 

Les bénévoles s’acquittent du paiement de leur place lors de l’inscription. Ce montant sera intégralement remboursé, ainsi que la nuit en camping, dès lors que les engagements suivants sont respectés :

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• Réaliser 1 journée complète de montage, ou 2 demi-journées de montage ;

• Assurer 6 heures de bénévolat durant le festival ;

• Participer à 1 demi-journée de démontage.

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Le respect de ces engagements conditionne le remboursement de la place.

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